「エラー名」より「症状」で探せるようにしました。あなたの状態に一番近い項目を選んで対処してください。
各項目は「まず確認 → よくある原因 → 対処方法 → それでも直らない場合」の順に書いています。
ファイルを送ったのに反応しない
まず確認すること
- bot から「📝 受け付けました。資料を生成中です」のメッセージが返ってきていますか？
- ファイル拡張子は
.docx / .pdf / .txt ですか？
よくある原因
- 対応外のファイル形式（
.doc 等）→ Q2 へ
- ファイルが極端に小さい / 文字起こしが空
- システムがメンテナンス中・他処理で混雑中
対処方法
- 3 分ほど待ってから、もう一度ファイルを送る
- ファイルを開いて中身が空でないか確認
- 「いま動いてる？」と Teams に書いて bot の応答を確認
それでも直らない場合
担当の管理者に「送信時刻 + ファイル名 + bot から返答なし」を伝えてください。
.doc ファイルが送れない
まず確認すること
ファイル名の末尾が .docx（x 付き）になっていますか？ .doc（x なし）は古い Word 形式で非対応です。
よくある原因
- Word 97-2003 形式（
.doc）でエクスポートされた古いファイル
.xlsx（Excel）や .pptx（PowerPoint）を送った（議事録ファイルではない）
対処方法
- .doc → .docx 変換: Word で開く → 名前を付けて保存 → 形式
.docx を選ぶ
- Excel / PPT を送った: 本文を選択してコピー → メモ帳 / テキストエディタに貼り付け →
.txt として保存
- 文字起こしツール（Otter / Notta / CLOVA 等）の出力は通常
.docx / .txt なのでそのまま送れます
それでも直らない場合
議事録の本文を Teams のチャットに直接貼り付けて送ってもらえれば、システム側で受け取れます。
社外 MTG なのに社内 MTG として扱われた（逆も）
まず確認すること
資料カードに「🏢 社内 MTG として処理しました」などの判定理由が書かれています。その判定根拠（キーワード）を見てください。
よくある原因
- 議事録の冒頭に「社内検討」「弊社」「事前打ち合わせ」など社内向けキーワードが多い
- 逆に、顧客名や「先方」「クライアント」キーワードが少なく社内 MTG と誤判定
- 文字起こしの精度が低く、判定材料が不足
対処方法
- 資料カードの「✏️ 社外/社内を切り替え」ボタンを押す
- あるいは Teams に「これは社外 MTG だよ」「社内 MTG として処理して」と書く
- 切り替えると、正しい後続処理（持ち帰り抽出 / 回答方針作成）が自動で走り直します
それでも直らない場合
議事録の冒頭に「社外 MTG / 顧客名: ◯◯」「社内 MTG / 議題: ◯◯」と明示的に書き足してから送り直してください。
要約 / TODO / 持ち帰り事項が 0 件になった
まず確認すること
- そもそも議事録の中身が本当に「何もない」状態ではないか（雑談だけの MTG など）
- 文字起こしの精度が低く、ほぼ意味不明な文字列になっていないか
よくある原因
- 議事録が短すぎる（数行程度）
- 進捗報告・雑談のみで、決定事項や持ち帰り宿題が実際にない（正常）
- 文字起こしの誤認識が多く、AI が文脈を読み取れなかった
対処方法
- 本当に 0 件: 何もせず次の MTG に進む（記録としてはそのまま残る）
- 手動で論点追加: Teams に「論点を追加: ◯◯の納期確認」のように書けば手動で持ち帰り化できます
- 文字起こし精度が低い: 別の文字起こしツールを試す、または手書きメモを貼り付けて再アップロード
それでも直らない場合
議事録の中で「特に重要だった発言・決定」を抜粋して、テキストファイルにまとめてから送り直してください。
PPT のダウンロードリンクが開けない / 404 になる
まず確認すること
- リンクは Teams で開いていますか？ ブラウザに直接貼り付けても OK です
- リンク発行から数日以上経っていませんか？
よくある原因
- システム再起動でダウンロードリンクが失効した（リンクは一定時間で消えます）
- リンクをコピーする時に余分な文字が混入した（前後の空白など）
対処方法
- Teams に「◯◯の PPT 再送して」と書く → 新しいリンクが発行されます
- または資料カード横の「🔄 再生成」ボタンで作り直す
- 長期保管したい場合は、開いた直後に 手元の PC に保存してください
それでも直らない場合
案件フォルダから管理者が直接ファイルを取得できます。「案件名 + 議事録の日付 + 欲しい資料種別」を伝えてください。
ボタンを押しても反応しない / 同じ動作を繰り返す
まず確認すること
直前に他のファイルをアップロードしませんでしたか？ システムが別の処理中の可能性があります。
よくある原因
- 提案資料生成など重い処理が走っている（3〜5 分かかります）
- ネットワーク遅延でクリックが届いていない
- システム再起動の最中（数分後に復旧）
対処方法
- 1〜2 分待ってからもう一度ボタンを押す（連打しないでください）
- Teams のチャットを下にスクロールして、「処理中です」表示があるか確認
- 別のチャネルから「いま動いてる？」と聞いて状態確認
それでも直らない場合
5 分以上反応がなければ管理者に連絡してください。連打すると同じ処理が並列で走って状況が複雑になるので避けてください。
生成された内容が明らかに違う / 期待と違う
まず確認すること
- 元の議事録（文字起こし）の内容は正しいですか？ 誤認識が原因のことが多いです
- 過去の同案件の議事録と矛盾していませんか？
よくある原因
- 文字起こしの誤認識（社名・人名・金額が違う）
- AI が文脈を読み違えた
- 議事録に十分な情報がなく、AI が推測で補ってしまった
対処方法
- 軽い修正: 「
✏️ 軽く修正」ボタン → 直したい内容を会話で指示（例: 「金額を 1 台 5,000 円に直して」）
- 全部やり直し: 「資料をまとめて再生成」ボタン
- 元データ修正: 文字起こしの誤りを直して再アップロード
それでも直らない場合
案件マスタ（顧客名・担当者名）が古い可能性があります。管理者に「案件名 + 修正したい固有名詞」を伝えてください。
案件の状況がパッと分からない / 停滞している案件を見つけたい
まず確認すること
- Teams に「論点状況」または「ダッシュボード」と送って、案件横断の集計表が出ますか？
- その表で気になる案件の 🔍 詳細 ボタンを押せましたか？
よくある原因
- 件数の表だけ見ても、案件が今どう動いているか (活発 / 停滞) は読み取りにくい
- 停滞案件を発見しても、最新議事録に飛ぶ手間がかかる
対処方法
- 🔍 詳細 を押すと案件詳細カードが出ます。上部の信号で状況がひと目で分かります:
- 🟢 活発 = 持ち帰りが新しい (7 日未満)
- 🟡 やや停滞 = 最古の持ち帰りが 7〜21 日前
- 🔴 停滞 = 最古の持ち帰りが 21 日以上前 → 社内で方針を確認
- ⚪ 静か = 持ち帰り中ゼロ
- 下部の「📝 最新議事録の要約を見る」「✅ 最新 TODO を見る」ボタンで、最新議事録の中身に直接ジャンプできます (ブラウザで開きます)
- 停滞案件が複数あれば、その日の社内 MTG で順に潰すと効率的
それでも直らない場合
ボタンを押しても HTML が開けない場合はリンクが失効している可能性があります (24 時間 TTL)。もう一度「論点状況 → 🔍 詳細」を押し直すと新しいリンクが発行されます。
⚠️ ここにない症状の場合
一通り試しても直らない、または症状が一覧にない場合は、Teams のチャットで「◯◯がうまくいかない」と素直に書いてもらえれば、システムが内部状態を確認します。管理者に共有するときは「送信時刻 + ファイル名 + やった操作 + 期待した結果 + 実際の結果」の 5 点を伝えてもらえると、原因究明が早くなります。